激しい疲れ。残務。そしてほんの少しの安堵感と達成感を味わいつつも、二度とやりたくないと宣言したものの、企画第二弾が静かに計画承認されそうな勢いにうんざりしている気分なYoshiです。こんばんは(＠_＠;)
いや〜疲れた。本当は早く寝たいけど、これまたこっちも病気なので記録しておかなきゃ病。無事にイベント終わったのでちょっとした回顧録。
3月
チーム編成が変わり、それぞれ主たるミッションが整理されていてYoshiの担当のいくつかのうち「イベント担当」なんか会社でイベントを行う際の取り仕切りをする部門とかそういう事をしているお姉さんたちとの段取りとか企画、立案、実行担当としてなぜか、転勤して1年経過してないので担当に・・・理由が「まあ、やってみろよ」的な感じで悩む。
4月
ありきたりな企画会議。当然企画部門の人は「例年は・・・去年は・・・」みたいなお茶を濁したような内容。正直面白くもないし、自分が乗り気じゃない。一緒に組んでサポートしてくれていた先輩と、今日開催したイベントの企画案を出してみました。
「なんで、こんなプランなんだ！」
「こんなのやってちゃんと運営できるのか？」
等々非難の嵐。でも、こっちの方が面白い・・・それだけは誰でも分かってもらえた。当然抵抗勢力はいるんだけど、課長島耕作でいう中沢部長みたいな人が「おーいいじゃん。どんどんやれ！！」の鶴の一言でYoshiが初めて企画したプランが承認されました。
5月
調整の嵐。まず日程が・・・真面目に企画会議で2時間以上悩む。
・月曜日：週初めなので開催できない。
・水曜日：定時退社とかある日で設定しても嫌がられる
・金曜日：同様
そして、いつやるか？
・7月：各社株主総会が開かれている・・・
みたいな紆余曲折があり、6月・火曜日。 これだけが決まっていた。そこから招待してお話してくれるスピーカーの選定。これはある先輩がものすごいコネクションを駆使して、今回に呼ぶのは非常にもったいない。そんな声を方々から聞こえてくるような人物を設定して社内の人が驚いていた。苦笑 日程を決めつつあって仮確定した日程。ある部門から
「その日は大きなイベントが別の所で開催されていて設定されても集客は出来ないし協力できない・・・」
そんな話。なんとか色々日程調整して週をずらしたりキーマンのアポイント取り直したり、やっと決まった今日の開催日。そこからプロジェクトを回す立場として、あーでもない、こーでもないと、色んな調整が始まったけど本業の方が仕事のピークでとってもきつかった・・・
6月
季節は6月に変わるけど準備が出来てない。資料が上がってこない、機材の手配が出来てない。当初書いたWBSのクリティカルパスが何度も何度も更新され日々スケジュールの調整に追われる毎日。自分が手を突っ込める範囲はリカバリー出来ても相手がいる所は難しかった・・・それでも2週間前には手配も終わり、後は細かい段取りとか・・・ここまでくれはやれる事はやったなあ・・・という感じでした。
1日前
色々役割分担はあったけど最終的には「producer」の役割になりました。僕の下に「director」担当の同僚と、アシスタントを2名、そして当日のスタッフを20名動かすちょっとした大きなプロジェクトです。お客さんはすでに90名近くがエントリーされていて当日この人間で動かします。進行表とか段取り分担と最終確認。自分は前日せっせと裏方作業。こんな裏方作業をコツコツしているのは実は嫌いじゃないのよね・・・
当日最終段階
若干の戸惑いと残務が残りつつ開催日になった。やっぱり当日は何事も完璧に進まないわけで、オールスタンバイの際の最終ミーティング。一応最高責任者だったのでチームのみんなに事務連絡をしたあとこういいました。
「顔は笑顔で、苦しくても笑え、僕達は白鳥なんだ。もがきたければ水面で見えないようにがんばろう。今日のクレームは全て僕が対応するので全部まわしてくれて結構。ただし、プロデューサである僕はあえて役割が入ってません。つまり、僕があくせく働かなければ今日の仕事は成功です。なのでそれぞれの持ち場でそれぞれの仕事を当たり前に人並みにがんばりましょう」
と。苦笑 ここまでくれば後は流れに任せるだけです。
スタート
続々とお客様が会場入りしてくれてます。本日の集客は募集定員+25名。キャンセルが出て募集定員一杯まで枠は埋まりました。今まで何度か同じようなイベントをやっていて過去最高の集客率だったようです。映像を流す人、カメラをまわす人、ナレーションを入れる人、時間を計る人、受付をする人、司会進行をする人、すべてのスタッフが今日のためにがんばってきた・・・そういっても過言ではありません。（ちょっと大げさだね・・・
その間Yoshiさんは、会場周辺の全てをうつしているカメラの映像が一斉に集まるコントロールルームにアシスタントの人と腕を組みながら画面を見てました。応接室ではVIP同士が和やかな雰囲気で談笑してます。会場には続々とお客様は入り、バックヤードはあわただしくセッティングをしています。カメラさんと音響さんはテストしながら最終ちょうせいしています。一手に分かるこのシステムの前で同僚のフロアディレクターに
「入口に突っ立っているの誰？導線の邪魔だから剥がして」
「モニター3番見ているんだけどの所にいる人をちゃんと席まで誘導して」
「Aさんがお客さんに捕まっているから代理で対応して・・・」
狭い部屋で指示だししていたけど、予定通りイベントはスタートしました。
今回特殊な機材をテストトライアルで動かしていたんだけど前日と当日にセッティングしたものにトラブル発生。でも、イベントは進行しています。イベント中はのんびりしてましょうかねえ〜なんて思ったのが間違い。偉い人はクレーム言うし、遠隔地の担当は文句を言われ、技術の人はパニクッテいるし・・・みんながみんな
「で、どうするの？」
と聞くわけです。笑 もう聞いてもしょうがないのに・・・と思ったけど、どうにもならないのでリモートで機材のセッティングを変えたり作業指示を変更したり、今回インカムとヘッドセットを用意しておくべきだった。ないので、全部内線電話で指示を出してなんとか乗り切りました。
その後は順調に淡々とイベントは進み無事に終了。その後レセプションも開催されていたけど自分は撤収準備。さっきまで100人近くの人がいた部屋にぽつーんと一人で地味な片付け作業です。
まあ、今回producerなんてカッコイイ役割与えられたけど、華やかな場所は苦手だったので片付けこっそりやってました。こっちの方が気楽かなあ？って。
なので、足が痛くて、腰も痛くて、ものすごく疲れたけど、でも、無事に乗り切ったので良かった。イベント終了後のアンケートのスコアもなかなか良くて。設問項目に
・当日のスタッフの対応はいかがでしょうか？
と言う問いに対して結構な人数が「大変良い」とチェックしてくれてました。イベントの内容云々よりも個人的にはこちらのスコアが良かったのは今回のチームがとってもうまく機能したからなんだろうなあ・・・と一人しみじみちょっとだけ嬉しかった。
反面、反省点はたーくさんある。機材の準備、バックアップ案を用意したけど想定外のトラブルでツメが甘かった。人の動かし方・・・運営優先でダメだ・・・と思った瞬間の見切りが早かった。自分の反省はたくさん、でも、数ヶ月コツコツやってきた副業がこれで片付いたって事はいいことです。
「第二回も是非Yoshiさんの仕切りで・・・」
なんて言われたけど丁重にお断りさせていただきたい。
その後、軽くお疲れ様的な飲み会に参加してね、挨拶なぞ求められたので
「今回の仕事は、直接的に今すぐ何かビジネスにつながる仕事ではないけど、こういうイベントも大事だと思う。だから、今日の仕事は僕らの明日を作る仕事だと思って皆さんと一緒にできた仕事なのでとっても満足しています。」
と珍しく真面目な乾杯の挨拶をさせて頂きました。(笑)
でも、疲れた・・・何はともあれ自分お疲れ。そしてプロジェクトメンバーのみんなもお疲れ。
後は少しでもビジネスにつながれば溜飲も下がるなあ〜
色々あったけど一旦終わり。
また、元の仕事に戻ります。
今日はこんな感じ
あーでも寝る前に今日撮影したデータ起こさなきゃ・・・
ではでは。
