むう、やっぱり今週きついなあ・・・何がキツイって全部色んな事が湧いて降ってくる、何もしないつもりが気が付くと何かの中心や同心円いたり予定外の仕事に引っ張られて自分がやりたいなあと思った事がなかなか出来ないで1日が終わる。そんな状況で今週過ごす羽目になりそうだなあと少しやつれそうなYoshiです。こんばんは(+o+)
別に私の業務に秘書という業務はそもそも含まれてないし、なにより専門的な教育を受けてないのに秘書業務に圧迫されつつあるんですが上司が今週海外出張中なのでボスの身の回りのetc.を対応しなければいけない日に限って色々やっかい事が積み重なってくる。むう・・・今日はほとんど席に座ってないかった・・・打ち合わせばっかり。
ある打ち合わせをするために来客があって、ボスが対応する事になっていたけど、ボスは前の打ち合わせが伸びている。
「悪い、代わりに案内しておいて」
とか言われて、受付まで行って
「初めまして、Yoshiと申します。ただいま〇〇（ボスの名前）は前の打ち合わせが終わってないので私がご案内させて頂きます」
と、ちょっとVIPとか大事なお客様用にしか使えない応接室をリザーブしていて、そこを管理しているお姉さまがいて、事前に色々手配は済んでいたんです。もうね、こういう時の段取りは手慣れているからプロだよね。事前に何人来て、何時に部屋に入り、アテンドは必要なのか？飲み物は必要なのか？飲み物は、コーヒーがーいいのか、お茶がいいのか、アイスか、ホットか、ミルクはいるのか、砂糖は必要か？？等々単なる打ち合わせでも大事なお客様をご案内する際は細かい段取りがあるんですよね。たかが打ち合わせと言ってもされど打ち合わせ。相手が気持ちよく商談をするためには、こういうのは案外大事なんです。
「Yoshiさんが、参加されるって事は、コーヒーじゃない方がいいですよね？」
「ええ、出来れば。先方は特に好き嫌いはないので・・・」
と言っておいたけど、ボスが来るまでお茶は出ないのでとりあえず名刺交換。もう今年だけで累計300枚くらいは余裕で消費しているのでその分名刺交換なんぞやってるけど、何度やっても、名刺交換のビジネスマナーって悩むよねえ。名刺使わない人はピンとこないだろうけど、こういう時って、訪問されているのか、自分が呼んでいるのかにもよるんだよね。今回は、相手がこちらに来訪している、つまり相手が目下に出る状況なので、相手から
「〇〇社の〇〇です」
と言って、こちらも「××社のYoshiです。宜しくお願いします」
って言いながら名刺交換。その時、相手が下手に出るから、名刺の位置は相手の方が下になるようなポジショニングってのがセオリーなんですけどね。でも、役職肩書は先方が上、年齢も上、なんて場合だと恐縮しちゃうよね・・・なので、自分の場合は若干ルール違反ではあるけど、チャンスがあれば、自分から先に名刺を差し出し
「××社のYoshiです。本日はありがとうございます」
って、「ありがとう」って言葉を使って自分が積極的に目下で名刺交換するようにしているけど、まー難しいね。苦笑
そんな事はどうでもいいとして、ボスもやってきて、何人か他にも別の部署の人とか入りながら打ち合わせ。中身は書きませんが、ワタクシ本来参加できるようなポジションではないんですけどね。秘書ですから・・・(笑) 結局参加する事になったんですが、すげえがんばった・・・本当はこの打ち合わせでなくていいと言われてたけど、他の目的もあってどうしても、この場にいる必要があったんですよね・・・理由は端的に言うと「世論誘導」(笑)
どうしても、仕事をしていると、色んな人、色んな考え方の人がたくさんいる。これは、社外の人に限らず社内の人もそう。特に社内でも、時には利害関係が一致する場合もあれば逆に反目しあう場合もあって、今回は後者。参加者の一部と別件で反目しあう状況の中、打ち合わせがあって、この場で、この場の空気と言うか、方向感を整理しておかないと自分たちが不利になる・・・時にそういう場合もあるんですよね。だから、今日は、反目しあう人達がいるなかで、ネガティブで守りに入っている人がいる中で、さりげなく、悟られず、自分の考えと有利な方に、有利な方に意見をまとめ、流れをそっちに持って行く方向に話を持って行く事が本来の目的。もちろん、今日打ち合わせする会社さんにも打ち合わせの内容にも関係ないけど、大勢の前で、基本的なスタンスを確認して同意を得られておくのと、そうじゃないのとでは仕事のまわり方が全然違うので、何かとささやかな抵抗をしてなんとか切り抜けた。
ネクタイしてジャケット着てたけど、打ち合わせ終わる頃には汗びっしょり。(笑)
打ち合わせ終わって、管理しているお姉さまに
「Yoshiさんがスーツ着ているなんて珍しいわね」
「これでも、一応スーツ着る部署なんですよ」
「なんか、今日は秘書見たいだったわね。」
「ええ、最近〇〇さん付きなんです。スケジュールとか、今日みたいな部屋押さえるとかそういうのまでやってますよ」
と、愚痴をこぼして一休み。
終わって、この本来の指令元に打ち合わせの結果を伝えて
「今日のこれは、貸し１ね。すげえ辛かったけど、オーダーされた指令はこなしたからな！」
なんて同僚に言って、お礼は何にしようかなあと。(笑)
なんで、ここまでするかっていうと、
「先日。〇〇社との打ち合わせの中で、△△部のYoshiが〇×△と説明したと聞いてます。その場には、□□さん、△△さん、××さん（ようはステークホルダーです）が同席していて、皆様から特に異論が出なかったとYoshiから聞いてます。なので、□□さんも同意されたと認識しておりますので、今回はそれをベースに話を進めてみました」
と言えばぐうの音も出ないと・・・まさに他人のふんどしで仕事をしている同僚なんでが、そこは持ちつ持たれつなので、しらない駆け引きが時には相手を出し抜くタイミングに本当に必要な時に剣を抜くためには、事前に露払いが必要なんだなあと時に実感したとかしないとか・・・
お蔭様で、反目しあう人々の機嫌がわるいこと。(笑)
まあ、メンツとかそういうの僕気にしないしね〜♪
とりあえず、今日は少し気分がいい。誰も褒めてくれないけどさｗ
さて、明日もがんばろう。
今日はこんな感じ
ではでは。
